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Grupista 18 de junio de 2024 0 Comments

Optimización de viajes en grupo: Guía para agencias de viajes

¿Eres una agencia de viajes que quiere embarcarse en la aventura de organizar un viaje en grupo, pero no sabes por dónde empezar? ¡No te preocupes! Desde Grupista estamos aquí para darte algunos consejos sobre la optimización de viajes en grupo. Sigue leyendo y descubre cómo empezar a vender viajes en grupos de manera organizada y sencilla con la ayuda de nuestra herramienta para la administración de viajes de grupos.

Define qué tipo de viaje quieres organizar y el público al que va dirigido

Paso 1: Establece el tipo de viaje

Antes de comenzar cualquier planificación, es esencial definir qué tipo de viaje queremos organizar. ¿Es una escapada de fin de semana, turismo MICE, una aventura cultural o un viaje educativo? Identificar el objetivo ayudará a guiar todas las decisiones posteriores.

Paso 2: Conoce a tu público

Una vez establecido el tipo de viaje que queremos realizar debemos comprender las preferencias y expectativas del público al que nos dirigimos. ¿Son aventureros, buscan relajarse, son estudiantes, son peregrinos? Investiga cuales son sus gustos, las tendencias del mercado o que está haciendo la competencia.

Planifica el itinerario y la propuesta de viaje

Paso 3: Investiga destinos y proveedores

Investiga varios destinos que se ajusten al propósito del viaje y las preferencias del grupo. Considera factores como el clima, las actividades disponibles y la accesibilidad. Una vez tengas claro el destino, toca identificar a tus proveedores. Busca proveedores de alojamiento, transporte, guías turísticos, restaurantes y actividades. Inicia contacto con estos proveedores, pide cotizaciones y disponibilidades, negocia precios y condiciones para obtener las mejores ofertas.

búsqueda destino

Paso 4: Crea un borrador del itinerario

Elabora un itinerario preliminar con actividades diarias, tiempos de traslado y descansos. Asegúrate de incluir tiempo libre para que los participantes exploren por su cuenta. Aquí es donde entra en juego Grupista. Con su funcionalidad para crear propuestas comerciales, podrás crear un itinerario de la forma más sencilla pudiendo publicarlo en tu sitio web, compartirlo en redes sociales o enviarlo de forma privada a tus viajeros por WhatsApp.

Paso 5: Formaliza tu propuesta de viaje en grupo

Una vez terminado tu borrador de itinerario y el proceso de búsqueda de destinos y proveedores, deberás formalizar los acuerdos con tus contactos. Como en este paso ya habrás obtenido la información de precios, disponibilidades y actividades que quieres llevar a cabo en tu viaje en grupo, solo queda firmar los acuerdos con los distintos proveedores de servicios.

Con Grupista podrás registrar todos los datos de las actividades, alojamientos o transporte con su creador de propuestas comerciales. Introduce en tu itinerario todas las actividades que has organizado, el hotel y el transporte propuesto para tu viaje. Además, gestionar el reparto de habitaciones o los asientos de tus autobuses o transfers será un juego de niños gracias a las funcionalidades de Grupista dedicadas a estas problemáticas tan recurrentes en la organización de viajes en grupo.

Presupuesto y finanzas

Paso 6: Establece un presupuesto

Determina un presupuesto total para el viaje. Incluye todos los gastos proporcionados por tus proveedores como transporte, alojamiento, comidas o actividades. Y añade tus comisiones para proporcionar el precio final de tu viaje. 

Paso 7: Establece tu plan de pago

Decide cómo y cuándo recopilar los pagos de los participantes del viaje en grupo. Considera utilizar plataformas de pago en línea para facilitar el proceso y mantener registros claros.

Estos dos pasos podrás realizarlos de una forma automatizada e intuitiva gracias a Grupista donde tendrás la posibilidad de elegir la forma de pago que mejor se adapte a tus necesidades. Ya que disponemos de varios de los mejores sistemas de pago online, que funcionan tanto a nivel nacional como internacional. Además, podrás establecer un plan de pagos adaptado a cada uno de tus viajes, gestionarlos y controlarlos e incluso enviar enlaces de pago. Todas estas funcionalidades te ayudarán a obtener una trazabilidad completa de los pagos que se realicen en tu agencia de viajes en grupo.

Comunicación y coordinación

Paso 8: Mantén una comunicación abierta y designa responsables.

Crea un grupo de comunicación donde puedas compartir actualizaciones, documentos y responder preguntas. La comunicación clara y constante es clave para evitar malentendidos y para que tus viajeros se mantengan informados en todo momento.  Además, designar un guía o responsable también resulta crucial en lo que respecta a organizar un viaje en grupo.

Con Grupista podrás compartir documentos de interés a tus viajeros gracias a su sistema dedicado a la subida de documentación, donde tanto el responsable del viaje, como los propios viajeros podrán consultar esos documentos en el panel de información dirigido a los responsables o en el dirigido a los clientes. 

Además, podrás designar un responsable para tu viaje.  Dicho responsable dispondrá de un panel que cuenta con una función para comunicarse con los viajeros donde podrá compartirles actualizaciones o fotos de la experiencia. 

comunicación

Preparativos finales

Paso 9: Documentación y seguros

Asegúrate de que todos los participantes tengan sus documentos en regla (pasaportes, visas) y considera la opción de ofertar seguros adicionales o con más coberturas.

Para ambos casos, Grupista te ofrece soluciones. Para la gestión de documentos contarás con su checkdoc donde podrás automatizar el proceso de subida de documentación por parte de tus viajeros.

Por otro lado, para simplificar el proceso de contratación de seguros adicionales contarás con la posibilidad de añadir estos seguros o mejoras a tu propuesta de viaje final.

Disfruta del viaje

Paso 10: Flexibilidad y adaptación

A pesar de la mejor planificación, las cosas pueden cambiar. Mantén una actitud flexible y lista para adaptarte a las circunstancias imprevistas. Con Grupista, podrás facilitarle información de última hora a tus responsables del viaje a través del panel dedicado, para que no se sientan perdidos ante cualquier causa inesperada.

Paso 11: Captura y comparte recuerdos

Anima a los miembros del grupo a documentar el viaje con fotos y videos. Al final del viaje, comparte estos recuerdos en redes sociales y en tu web, para captar la atención de posibles interesados.

¡Y ahí lo tienes! Una guía rápida y efectiva para organizar tus viajes en grupo y como Grupista puede ayudarte en aquellos pasos que resultan más tediosos a la hora de organizar tus experiencias grupales.

¡Prepárate para convertir tu agencia de viajes en la mejor organizadora de viajes en grupo y crea recuerdos inolvidables para tus clientes gracias a Grupista! Si aún no has probado Grupista solicita una demo o agenda una reunión con nuestro equipo, y descubre como llevar tu agencia al siguiente nivel.

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